公司秘书乃法定职位，其职务包括向公司注册处申报有关公司的结构、任何主要人事的变动；亦需为董事局拟备公司的会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询。


公司董事 / 法定秘書


問1. 如公司董事或秘書辭職，而公司已經以指明表格D2A通知公司註冊處處長，則辭職的董事/秘書是否需要遞交指明表格D4存檔？

答. 如公司已遞交了表格D2A，申報其董事或秘書辭職，辭職的董事/秘書無需遞交表格D4存檔。只有當辭職的董事/秘書有合理理由相信公司不會把辭職一事通知公司註冊處處長，才需要遞交表格D4存檔。

問2. 如現任董事辭職的日期與委任新董事的日期相同，申報更改董事的表格D2A應由辭職的董事還是新任董事簽署？

答. 如該表格是在更改生效當天簽署，辭職的董事或新任董事也可簽署。但如表格是於更改生效當天之後簽署，便應由新任董事簽署。

問3. 在什麼情況下可提名備任董事？

答. 按照《公司條例》第153A(6)條，私人公司如只有一名個人成員，而該成員是公司的唯一董事，公司可提名一名年滿18歲的自然人為該公司的備任董事，一旦唯一董事去世，可代替他行事。

問4. 公司是否必須提名備任董事？

答. 不是。公司可選擇是否這樣做。公司如符合《公司條例》第153A(6)條所列的準則，便可於任何時候提名備任董事。

問5. 公司的唯一成員兼唯一董事可否同時擔任秘書？

答. 不可以。《公司條例》第154(1B)條明確禁止唯一董事兼任秘書。此外，《公司條例》第154(4)條規定，如一間私人公司的法人團體秘書的唯一董事也是該公司的唯一董事，則該公司不得委任該法人團體秘書。


香港公司法定秘书的职责


问：何谓香港公司秘书﹖
答：根据香港现行法例，香港有限公司必须委任一位公司秘书。其职责为安排会议、准备会议纪录、提交法定文件给政府部门、确保公司符合法定要求等。

问：香港公司秘书有什么资格要求﹖
答：1.如属个人，必须年满18岁及常居于香港，即香港居民;
2.如属公司法人，必须为香港注册之有限公司和在香港有经营场所之海外公司。

问：董事可否兼任公司秘书﹖
答：可以，只要该位董事符合以上要求便可。

问：如没有适合人选出任公司秘书一职怎办﹖
答：你可以选用本公司之公司秘书服务计划，详细资料如下︰

香港公司秘书服务计划：
（1）由本公司出任公司秘书一职
（2）准备及提交周年申报表（不含政府规费）
（3）更改公司注册地址
（4）任免或更改董事及秘书数据

问：可否更改香港公司秘书?
答：可以，香港公司可以随时更改秘书，但必须于更改后的14日内以指定表格通知香港公司注册处。

香港上市公司秘书职责

1、建立、维护和不断完善公司之法律文件档案，并确保及时地向香港公司注册署报送和存档各种法律文件；

2、与香港联交所以及证券登记公司等保持畅顺的沟通，每月接收公司股东名册并向联交所每月报送股份变动情况表；

3、依照公司及董事所应履行持续责任的要求，建立和完善公司的有关股份买卖和持股情况的登记档案和程序；

4、依照香港法例和上市规则的要求，及时做好各种申报和备案工作，以及妥善地应对各种监管机构的查询和沟通工作；

5、协助起草和审阅董事会和股东大会的通知和决议等文件并就有关的程序和要求提供咨询意见；

6、协助公司起草、审阅及修改中期报告及年度报告并就相关的问题提供咨询意见和协助（不含财务报告）；

7、协助公司就各类公告以及董事会会议的安排与相关文件保持与联交所及（如需要）香港证监会的联络；

8、根据董事会的命令，对自身名义对外发表公告（如需要），并相应地承担法律责任；

9、为公司及董事应履行的持续责任提供协助，以促进和提高公司的管治水平及确保公司的运作符合各种法律和监管要求；

10、就公司依照《公司章程》、联交所《证券上市规则》以及适用的法例所应遵守的各种法律和监管要求以及召开董事和股东会议的各种文件以及制度和程序向公司董事局提供意见及协助；

11、作为公司授权代表，负责与联交所联系及沟通，并就所涉及的事宜向董事局提供意见协助；